1.1. Les institutions ont la possibilité d’accorder des aides en vertu de l’article 76 du statut. Sous réserve de la disponibilité des crédits, une aide peut être accordée aux membres du personnel présentant un handicap et/ou aux membres de leur famille à charge qui présentent un handicap. Le montant de ces crédits est déterminé annuellement.
1.2. Aux fins des présentes lignes directrices, et au sens de l’article 1er quinquies, paragraphe 4, du statut, une personne est réputée handicapée si elle présente une déficience physique, mentale, intellectuelle ou sensorielle durable qui, en interaction avec diverses barrières, peut faire obstacle à sa pleine et effective participation à la société sur un pied d’égalité avec les autres.
2. Les crédits destinés à aider les personnes handicapées doivent être utilisés conformément aux conditions énoncées dans les présentes lignes directrices, après que les aides nationales et les aides au titre du statut et du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (RAA) ont été demandées. Ils sont destinés à financer les dépenses non médicales résultant d’un handicap tel que défini au point 1.2.
Les institutions guident et assistent les demandeurs et les bénéficiaires qui le souhaitent dans leurs relations avec les administrations des institutions et, dans la mesure du possible, avec les administrations nationales.
3. La décision d’octroi d’une aide est prise par l’autorité responsable du budget de l’aide aux personnes handicapées, ci-après dénommée «l’Autorité», sous réserve des dispositions énoncées au point 5.
4.1. Pour autant que leur handicap ait été reconnu conformément au point 5.1 ci-dessous, les personnes suivantes ont le droit de bénéficier d’une aide:
a) les fonctionnaires et autres agents, y compris les bénéficiaires d’une allocation d’invalidité, tels que définis par le statut et le RAA, à l’exception des personnes en congé de convenance personnelle;
b) les conjoints des personnes visées au point a), pour autant qu’ils soient affiliés au régime commun d’assurance maladie (RCAM);
c) les enfants pour lesquels l’allocation pour enfant à charge est versée dans les conditions prévues à l’article 2, paragraphes 2, 3 et 5, de l’annexe VII du statut;
d) les orphelins qui ont perdu leurs deux parents et qui perçoivent une pension d’orphelin au sens de l’article 21 de l’annexe VIII du statut.
4.2. Pour garantir la continuité des prestations, le pensionné ou le bénéficiaire d’une allocation de chômage au titre du statut et du RAA qui a reçu une aide à titre personnel ou au titre de son conjoint [conformément au point 4.1, paragraphes a) et b)] pour un handicap reconnu avant sa retraite ou la fin de son contrat, continue à avoir droit à une aide dans les conditions énoncées dans les présentes lignes directrices.
L’aide est accordée au conjoint d’un(e) pensionné(e) à condition qu’il soit affilié au RCAM.
5.1. Pour avoir droit à l’aide, la personne concernée doit présenter un handicap d’au moins 20 % selon l’évaluation du médecin-conseil de l’institution réalisée conformément à la définition figurant au point 1.2.
5.2. La demande de reconnaissance d’un handicap ou de renouvellement annuel de la reconnaissance d’un handicap en vue d’obtenir une aide au titre des présentes lignes directrices doit être transmise à l’Autorité. La demande comprend une évaluation détaillée, par la personne concernée ou son représentant, des mesures appropriées qui lui permettront de jouir d’une autonomie et de capacités physiques, mentales, sociales et professionnelles maximales et de s’intégrer plus facilement dans la société. Elle est accompagnée d’un rapport médical et/ou du certificat médical d’évaluation d’un handicap établi par le médecin de la personne concernée. Dans la mesure du possible, ce document propose un degré de déficience qui, en interaction avec diverses barrières, fait obstacle à la participation pleine et effective à la société sur un pied d’égalité avec les autres. La demande de renouvellement annuel peut prendre la forme d’une procédure simplifiée.
Le médecin-conseil procède à son évaluation sur la base du ou des rapports / certificats médicaux reçus.
5.3. Le médecin-conseil communique à l’Autorité:
o un avis sur le seuil minimal précisé au point 5.1;
o un avis sur la pertinence des mesures demandées;
o la période de validité de son avis.
Le médecin-conseil peut demander à voir le demandeur (membre du personnel) si nécessaire.
5.4. Aux fins de l’adoption de toute décision au titre des présentes lignes directrices, l’Autorité peut demander l’avis d’un comité ad hoc, ci-après dénommé «le comité ad hoc», composé du médecin-conseil de l’institution, d’un assistant social et du gestionnaire du dossier. L’Autorité peut également consulter d’autres experts si elle le juge approprié.
5.5. L’Autorité prend sa décision motivée en fonction de l’avis du médecin-conseil et, le cas échéant, de l’avis du comité ad hoc et/ou des experts. Les dépenses qui seront couvertes par l’aide accordée par l’institution doivent être précisées dans la décision prise. Cette décision est notifiée à la personne concernée ou à son représentant.
6. Les dépenses non médicales suivantes peuvent être couvertes par l’aide si elles sont jugées raisonnables et après déduction, le cas échéant, des aides versées au titre du statut, du RAA et des aides nationales:
a) les frais de séjour (y compris les frais de pension et de logement, ainsi que les frais de service et autres frais) dans un établissement ou un foyer pour handicapés reconnu par les autorités nationales compétentes, après déduction, le cas échéant, des frais remboursés par le RCAM;
b) les frais d’enseignement dans des écoles autres que les écoles européennes, qui seront remboursés si l’Autorité a constaté que la politique d’intégration des écoles européennes ne peut pas répondre aux besoins de l’enfant concerné;
c) les coûts d’une formation spécifique jugée appropriée pour permettre à l’enfant concerné de jouir d’une autonomie et de capacités physiques, mentales, sociales et professionnelles maximales et de s’intégrer plus facilement dans la société;
d) les coûts des soins non médicaux, non remboursables par le RCAM, qui sont dispensés conformément à l’avis du médecin du demandeur aux orphelins et aux membres de la famille au titre desquels une allocation pour enfant à charge est perçue;
e) les coûts des autres soins non médicaux dispensés conformément à l’avis du médecin du demandeur dans des circonstances sociales justifiées, non remboursables par le RCAM;
f) les frais de transport de la personne handicapée qui sont directement liés aux dépenses visées aux points a) à c) ci-dessus, et qui seront remboursés à hauteur de 2 000 € maximum par an.
Les frais de transport en véhicule personnel seront remboursés au taux indiqué dans la réglementation de l’institution applicable aux missions (taux de remboursement des kilomètres pour l’utilisation d’une véhicule personnel).
Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les moyens de transport sont limités en raison du handicap et dans les cas dûment justifiés, l’Autorité peut approuver le remboursement de frais supérieurs au maximum indiqué;
g) les frais d’équipement, après déduction des remboursements éventuellement effectués par le RCAM.
Le remboursement sera accordé:
o sur présentation d’un motif médical;
o sur présentation d’au moins deux devis.
La contribution due par le fonctionnaire ou l'agent s’élèvera à 20 % des coûts d’équipement. Dans des circonstances exceptionnelles, dûment justifiées par de graves difficultés financières, l’Autorité peut approuver le remboursement des coûts sans aucune contribution personnelle.
Aucune contribution personnelle n’est demandée dans le cas des enfants visés au point 4.1, paragraphes c) et d);
h) les autres dépenses dûment justifiées concernant des mesures jugées appropriées pour permettre à la personne concernée de jouir d’une autonomie et de capacités physiques, mentales, sociales et professionnelles maximales et de s’intégrer plus facilement dans la société.
7. L’aide est accordée si les conditions énoncées dans les présentes lignes directrices sont remplies et sur présentation de factures et/ou de pièces justificatives précisant la nature des dépenses engagées et les montants correspondants. Les factures et/ou les pièces justificatives peuvent être transmises en format électronique. Les bénéficiaires sont tenus de conserver les originaux pendant 18 mois à compter de la date de remboursement en cas de vérification éventuelle. En cas d’impossibilité de présenter des factures et/ou des pièces justificatives permettant de distinguer les frais médicaux des frais non médicaux, l’Autorité consultera le bureau liquidateur pour convenir d’une répartition des dépenses.
8. Une dépense est réputée raisonnable lorsqu’elle correspond au prix du marché pour le produit/service demandé et qu’elle n’est pas disproportionnée par rapport aux crédits prévus pour l’aide. Les dépenses jugées excessives ou inappropriées pour permettre à la personne concernée de jouir d’une autonomie et de capacités physiques, mentales, sociales et professionnelles maximales et de s’intégrer plus facilement dans la société, seront réduites à un montant jugé raisonnable ou, le cas échéant, exclues du remboursement par décision de l’Autorité. L’Autorité peut consulter le comité ad hoc ainsi que d’autres experts, si elle le juge approprié.
9. Sont déduits du montant des dépenses engagées:
o les remboursements de frais de même nature obtenus dans le cadre du statut et du RAA ou de toute aide nationale.
o Le bénéficiaire est tenu de déclarer les remboursements et les aides obtenus d’autres sources, et de présenter les pièces justificatives appropriées;
o les allocations scolaires accordées au titre du statut et du RAA et toute allocation nationale similaire obtenue en raison du handicap;
o les allocations scolaires accordées pour les frais de transport sont déduites des frais de transport correspondants; les allocations scolaires accordées pour les frais de scolarité sont déduites des frais de scolarité correspondants. Les allocations scolaires accordées pour les frais de transport ou de scolarité ne sont pas déduites des autres catégories de dépenses admissibles.
Le droit du bénéficiaire à l’allocation pour enfant à charge (taux de base et majoration, conformément à l’article 67 du statut, y compris les allocations nationales) n’est pas altéré.
10. Toute somme payée par erreur est recouvrée après avoir informé le bénéficiaire que le paiement était incorrect. Les conditions de l’article 85 du statut s’appliquent.
11. Les institutions sont tenues de se consulter régulièrement en vue d’harmoniser l’application des présentes lignes directrices.
12. Les présentes lignes directrices entrent en vigueur le 1er mai 2020.
Elles s’appliquent comme suit:
a) pour les décisions en matière scolaire (décisions portant sur les dépenses liées à une année scolaire), les dépenses liées à l’année scolaire comprise entre le 1.9.2020 et le 31.8.2021 et aux années suivantes seront couvertes;
b) pour les décisions en matière autre que scolaire (décisions portant sur les dépenses liées à une année civile), les dépenses liées à l’année civile 2020 et aux années suivantes seront couvertes.
13. Les présentes lignes directrices remplacent les lignes directrices provisoires pour l’exécution de la ligne budgétaire «Aide complémentaire aux handicapés» concernant les crédits sociaux pour les personnes handicapées, qui ont été approuvées par le Collège des chefs d’administration lors de sa 236e réunion le 19 février 2004.
Pour le Secrétariat
S. Durand
Secrétaire
Pour le Collège des chefs d'administration
A. Calot Escobar
Président
Cette conclusion a été approuvée par le collège des chefs d'administration au moyen d'une procédure écrite qui s'est achevée le 29.4.2020.